進捗報告 - みんなのプロジェクトマネジメント

もう3月ですね。
来月には新人が入社して、現場でそれを受け入れる、
という光景が目に浮かびます。
新人の指導にも、「みんなのプロジェクトマネジメント」は役に立ちます！
ぜひ、ご活用ください。

さて…
先日、後輩に進捗報告のやり方を指導しました。
その時の状況を紹介します。

＜背景＞

テスト端末が限られているので、日中と夜で交代で作業することに。
夜が後輩担当。
そうなると必要になってくるのが、夜から昼、昼から夜のテスト進捗の引き継ぎです。
昼は二人の担当が両方いるので、特に、夜から昼の引き継ぎが重要になってきます。

＜報告1日目＞
どこまで進んだかがわかるように、メールで進捗を書いていって欲しい、
と後輩に依頼しました。
で、翌朝届いていたのがこんな内容。

--------------------
・TEST-1
　20項目完了

以上です。
--------------------

うーん、100点満点で20点くらいか。
どのくらい終わっているのかがさっぱりわからない。
そして、何か問題は発生しなかったでしょうか？
いくつか指導して、次の日を迎えました。

＜報告2日目＞
--------------------
・TEST-1
　30/50 完了
　追加2項目完了

・A機能が動きませんでした。

以上です。
--------------------

40点くらい？
・昨日、どれくらい増えたのか知りたい
　上の例だと、おとといは20項目できたのに、昨日は10項目しかできてないんですよね。
・追加2項目って何？
　よくよく聞いたら、不明点が解消して、再着手できたところだそうで…読み取れません。
・A機能が動かなかったから、どうなった？
　事実・困ったこと・やって欲しいことをしっかり最後まで書いて欲しい。

＜報告3日目＞
--------------------
＜作業時間＞
　18:00～22:00

＜進捗＞
・TEST-1（完了）
　50/50 完了（+20）

・TEST-2
　3/25 完了（+3）

合計：23項目実施

＜報告＞
・Xさんに確認頂き、A機能が動くようになりました。
　TEST-1を再開できました。

＜問題点＞
・TEST-1が完了しました。
　結果のレビューをお願いいたします。
・B機能がメニューに存在しませんでした。
　そのため、TEST-2の項番4以降が実施できませんでした。
　すみませんが、調査をお願いいたします。

以上です。
--------------------

70点くらいか。
これだけ書いてあれば合格かな。

＊
今回、夜作業をやってくれた後輩（まだ若い）から、聞き出したかった内容は、
・昨日はどれくらいの成果があったか　…「+20」のところ
・どこまで進んでいるのか　…「3/25」のところ
・あとどれくらいで完了するのか　…「明日には完了する予定です」などの見通し。
・変なところはなかったか　…問題点や、不具合を報告
・困ったことはなかったか　…わからないところや、困ったことを報告
といったものでした。
最終的には上のような報告をしてくれるようになり、
夜の間不在にしていても、状況が見えるようになりました。

今回は手探りで進めましたが、
できれば、報告を受ける側がフォーマットを出してあげるとよいでしょう。
こんな感じで報告してね、と。

報告する側も、「状況を、正確に相手に伝える」ことを意識しましょう。
コミュニケーションは、受け手に伝わることが一番大切です。
数値や、起こった事を報告すること、
問題点を相談することなど、基本ですがとても重要です。