ファシリテーション

今回も研修からひと記事。

みなさん、ダメな会議に参加したこと、ありますよね。
その会議、どこがダメだと思いましたか？

・結論がない。ダラダラ長くやったわりには、何も決まっていない。
・議題がどんどん増える。あれもこれもと話が広がり、元々話したかったことまで到達せず。拘束時間も長い。
・話す人が決まっている。勝手に話が進み決定してしまっている。参加する意義がない。

こんなこと、一度は思ったこと、あるのではないでしょうか。
「ファシリテーション」のスキルを活用すると、こんな会議になることを防ぐことができます。

○ファシリテーションとは？
ファシリテーションとは、合意を促進させるための、会議運営のスキルです。
会議の目的・目標を明確に決定し、全員参加、自由に意見を出せるようにして、全員が納得する結論の決定を促進します。

会議においてファシリテーションを行う人を、ファシリテーターと呼びます。
ファシリテーターに求められるのは、以下のような要件です。
・中立的な立場で、会議の進行を行う。
・結論（What）を出すために、どのように（How）会議を行うかを設計する。
・意見を出したり、意思決定をしたりしない。
　ある意見に誘導するような進行もNG。
　あくまでメンバが意見を出し、総意を持って結論とする。

その他の参加者についても、あるべき役割が決まっています。
・メンバ…意見を出し、全員が納得する結論を出すことに責任を持つ
　→ファシリテーター・意思決定者は意見を出しません。あくまでメンバが責任を持ちます。
・意思決定者…決まった結論を採用するか、却下するかを決める人。意見出しや進行はしない。
　→意思決定者が意見を出してしまうと、それに流されてしまう可能性が高いため。

参加者が、このような役割を果たせるようにするのも、
ファシリテーターの任務となります。
中立の立場で、結論に向けて会議を進行することが求められます。

○ファシリテーションを行うために必要なこと
(1)話し合いを可視化する、ホワイトボード
　出てきた意見や発言を、ホワイトボードに記載していくことにより、現在何の話をしているかを明確にし、全員の意識をそこに向けます。
　これにより、全員が納得し、総意を得やすくなります。
　みんな同じものを見ているので、会議の議事録代わりにもなります。

(2)始点と終点を決める
　会議の始点は、検討すべき課題となります。
　会議の終点は、会議により、課題がどのようになっているべき状態となります。
　始点から終点に向かうプロセス以外は、無駄話ということになります。
　余計な話を減らし、時間内に決めるべきことを決める、というスタンスで臨みましょう。

(3)会議の設計をする
　始点から終点を導くための事前準備をします。
　例えば、始点と終点をアジェンダとしてまとめておき、参加者に事前配布しておけば、決めるべき内容について、意識合わせができます。
　さらに、事前に考えてきてほしいことを伝えておくとか、どんな順番で話し合うか、必要な参加者のみを選定するとか、事前の根回しとかも、会議の設計となります。
　とにかく、終点である結論を、いかにして得るか、そのためにどんな会議の設計をするか、がファシリテーターの腕の見せ所です。

○まとめ
・ファシリテーターは中立。意見を出さない。結論にも寄与しない。
・意見はメンバが出し、結論を出すことに責任を持つ。
・始点と終点を明確に決めておく。
・終点に至るために、どのような会議をするか？を事前に設計する。
　

研修の最後に紹介されました。私も持ってます。

ファシリテーション入門 (日経文庫)