リストを用いた作業の合意

「作業を振るとき、振られるとき」にて、「作業目的を理解し、指示漏れがないか、再確認することも重要です」ということを説明しましたが、
ただ、「他に無いでしょうか？」と聞いても、十分な回答が得られない場合もあります。
双方の認識のずれをなるべく少なくするには、口頭だけではなく、目に見える形にして確認すると、有効な回答を引き出しやすくなります。回答を引き出した上で、これでOKですね？と作業範囲の合意を行います。
ここで、合意のために使用できる、効果的なツールを1つご紹介いたします。

★リスト
（ツールと言えるものかわからないですが…）
ご存じの通り、項目を箇条書きなどにして、一覧にまとめたものです。
まず自分で、必要な作業を考えてみます。今までの経験から判断したり、機械的に検索をかけるのも良いです。
ここで得られた作業を、一覧化します。紙でも表計算ソフトでもOK。

　修正対象
　・○○通知書
　・××通知書
　・△△納付書

一覧化したら、作業を出した人にそれを見せます。必要と判断した根拠も合わせて説明。
一覧化してあれば、これが足りない、これは不要、ということが判断しやすくなります。
結果、「△△納付書」は修正不要、「□□調査票」を追加してくれ、という回答をもらいました。

　修正対象
　・○○通知書
　・××通知書
　・□□調査票

修正後、この内容で進めます、という合意をとります。
これで、双方の認識のずれが無くなったことになります。
やっと本格的に作業開始となります。

作業中も、作成したリストは活躍します。
作業しながら、終わったものを消していけば、

　修正対象
　・○○通知書
　・××通知書
　・□□調査票

作業のやり漏れを防ぐことができます。
せっかく合意したのに、やり忘れました、じゃカッコ悪いですしね。

このようにして、作業を一覧化して、目に見えるようにすることは大変重要です。
日々の作業に活用してみてください。

※なお…作業を漏れなく定義し、一覧化する、という意味では、WBSもリストの一種と言えますね。目的としてはほぼ同じです。